Seja qual for a dimensão ou segmento da sua empresa, em algum momento promoverá um evento que irá potencializar a marcar, promover produtos e serviços, criar novos relacionamentos, estabelecer parcerias, entre muitos outros objetivos que estarão atrelados à sua estratégia. Sem dúvida nenhuma não se trata de um escopo de trabalho fácil. Sendo assim, planejar, organizar e executar com foco no que pretende dependerá de alguns caminhos.

Um evento corporativo ou empresarial, qualquer um dos termos pode ser elencado, tem dois caminhos: sucesso ou insucesso. Portanto, se bem planejado, considerando o passo a passo, terá como resultado inúmeros benefícios. Por outro lado, se não cuidar detalhadamente de cada item poderá dar um “tiro no pé”.

Seguindo esse parâmetro de atenção, compartilho com você algumas dicas que irão ajuda-lo(a) na produção do seu evento.

O briefing – Suas ideias, suas estratégias, seus desejos, onde queremos chegar.

Encontramos diversas tipologias de eventos, de pequeno a grande porte, nacional ou internacional. Neste passo, a dimensão terá que ser avaliada, mas, partiremos com a definição da estratégia. Para início de conversar e desenhando o escopo do evento, precisamos definir:

• Qual o foco de realizar o evento (posicionamento, marketing – venda, relacionamento, lançamento)?
• Qual o público que deseja alcançar?
• Qual o perfil desse público (clientes, fornecedores, parceiros, entre outros)?
• Aonde quer chegar com esse evento?
• Quantas pessoas estarão envolvidas, convidadas (expectativa de números)?
• Onde realizarei o evento (analisar a facilidade da infraestrutura, mobilidade, aeroporto, hotel)?

Ao mesmo tempo, definindo o publico, posso chegar a duas situações – interno e externo. Se interno, preciso focar os resultados, motivação, melhorias, coparticipação, criar situação favorável para que todos os colaboradores se unam em prol do contexto para qual o evento esta sendo proposto. Se externo, a estratégia deverá seguir para outros caminhos: Relacionamento, estreitamento, solidez, e, sobretudo, apresentar os resultados a serem alcançados com o evento.

Portanto, no escrever o evento, necessário compormos com:

1. O objetivo geral e específico;
2. Se tiver algum tema, deverá descrevê-lo para ambientar e posicionar todos os envolvidos; qual o tempo (duração);
3. Quais os recursos necessários para a produção;
4. Será patrocinado/apoio ou recurso próprio (definição do orçamento);
5. Definição de equipe de trabalho;
6. Formas e estratégias de comunicação, convites e avaliação pós-evento.

O planejamento.

Finalizando todo o passo a passo acima descrito, partimos para o planejamento efetivo do evento. O tempo é primordial nesse quesito. O cronograma deve ser estabelecido o mais breve possível. Estabelecer prioridades, definição de equipe e tarefas:

• Relacionar todos os detalhes burocráticos como licenças, alvarás, seguros, autorizações, entre outros itens que irão compor a construção e validação do acontecimento;
• Realizar cotações com fornecedores de acordo com a necessidade do acontecimento;
• Exigir contratos detalhados de todos os fornecedores e prestadores de serviço a fim de garantir a perfeita execução do evento;
• Promover reuniões de relacionamento e alinhamento com fornecedores – serviços de alimentos e bebidas, decoração / ambientação, som e iluminação, segurança, valet servisse, e outros;
• Preparar Check list do evento envolvendo todos os setores responsáveis;
• Definir a grade do programa do evento;
• Avaliar a necessidade de ter um Mestre de Cerimoniais, Chefe de Cerimonial ou Organizador Chefe. Esses profissionais irão dar o tom com todos os envolvidos e conduzirão o evento com maestria;
• Verifique há incompatibilidade de datas e horários;
• Organização, impressão e preparo de todo material: convite, backdrop, banners, folhetos, certificados, crachás, pastas, template exclusivo do evento, musicas, entre outros;
• Não se esqueça de preparar um meio de comunicação direta onde todas as informações estarão disponíveis: data, horário, programa, meios de chegada ao local, indicação de hotéis, restaurantes, traslados, companhias aéreas;
• Analise a necessidade de se organizar o serviço a alimentos e bebidas no próprio local do evento, se terá intervalo (coffee break), e demais serviços correlacionados;
• Organize uma sala VIP para convidados, diretoria, presidência, autoridades, enfim, um espaço que possa ser destinado para um serviço e tratamento com qualidade e segurança;
• Procure realiza o melhor, crie expectativas para um próximo;
• Contratar os melhores serviços e profissionais trará para seu evento os melhores resultados. Neste momento é importante termos referências sobre a empresa, profissional, serviço, buscando garantir a exclusividade da ocasião e qualidade de atendimento. Estabelecer critérios para a contratação é fundamental para o fechamento do contrato.

Um organizador de evento

Produzir um evento requer conhecimento, técnica, experiência e, sobretudo, bom relacionamento com prestadores de serviços, fornecedores de produtos, flexibilidade e firmeza nas decisões. Sua equipe deve estar alinhada e deverá ser coordenada por alguém capaz de liderar pessoas, que tenha uma visão estratégica e operacional de execução, que compartilhe e não seja centralizadora (não se consegue realizar um evento sozinho), que organize as tarefas e as acompanhe de forma objetiva, centrada e profissional. Realizar um evento é também pensar nas eventualidades, pensar em riscos, ter sempre o “plano B”, equipe envolvida e consciente dos objetivos para qual o mesmo está sendo realizado. Evite erros e equívocos. Quem organiza um evento precisa ser assertivo.

O Pós-evento

Saber ouvir é algo importante. Portanto, não tenha receio de pedir feedback ou de avaliar o acontecimento. Identificar os pontos portes e fracos fazem parte do contexto e isso deverá ser trabalho para que no próximo se chegue à perfeição desejada, atenda todas as expectativas, reforçar o compromisso, criar relacionamentos. Ao final do evento promova com todos os participantes uma avaliação.

Trabalhe com essas ferramentas e promova o próximo evento, será um sucesso!

A Arqtus Eventos está preparada para contribuir com o sucesso de sua empresa. Contate-nos.

Fabiano Fantin